บทที่ 1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและนักบัญชี
(Accounting Information System and The Accountant)
-
รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย
-
รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน
-
รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย
- เป็นต้น
ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก
-
รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ
-
รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ
-
รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
ระบบ (System) หมายถึงกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่ 2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน เช่น ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย
ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัม
เป็นต้น
เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
รายการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของธุรกิจ สามารถแบ่งได้เป็น 5 วงจร ได้แก่
1. วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การชำระหนี้
2. วงจรการผลิต (Production Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การผลิต
3. วงจรทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/Payroll Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การสรรหาคัดเลือก เงินเดือน ค่าตอบแทนของพนักงาน
4. วงจรรายรับ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การรับเงิน
5. วงจรการเงิน (Financing Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การจัดหาเงิน การชำระเงินกู้ การจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น
ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชี จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ
1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน
2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System) เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ส่วนประกอบทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3.ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมักใช้ คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6 .การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage)
7. คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8. ผู้ใช้ (Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
หน้าที่ Account Information System : AIS
1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล (Data Management)
4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ ดังนี้
1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้
ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ
ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AIS มี 2 แนวคิด คือ
1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS
2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนักบัญชี
1. เทคโนโลยีพื้นฐาน เช่น
- คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต และการแก้ปัญหาเบื้องต้น
- การทำงานจากระยะไกล (Remotely online working)
- เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน เช่น Scanner, Fax, Printer
2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการติดต่อสื่อสารทั่วไป
- อีเมล์ (Email)
- โปรแกรมเพื่อการสื่อสารอื่นๆ เช่น Line, Skype
บทบาทของนักบัญชีต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี
หลักการขั้นพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี
1. รวบรวบเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า
1.1 วงจรรายได้ : ขายสินค้า
- ใบสั่งซื้อของลูกค้า
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
1.2 วงจรค่าใช้จ่าย : ซื้อสินค้า, จ่ายค่าใช้จ่าย
- ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
2. บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน
- วิเคราะห์รายการค้า
- จัดทำผังบัญชีตามลักษณะรายการค้าของธุรกิจ
- สมุดรายวันทั่วไป สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก
- สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่
3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและแยกประเภทย่อย
4. จัดทำงบทดลองและกระดาษทำการ
5. จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหารรายงานการเงินตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 35 ย่อ
หน้าที่ 7 ประกอบด้วย
- งบดุล
- งบกำไรขาดทุน
- งบกระแสเงินสด
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
- รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น