บทที่ 10
การพัฒนาและการใช้ระบบข้อมูลการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ
ส่วนหนึ่งของภารกิจโดยรวมขององค์กรคือทำให้มั่นใจได้ว่าจะใช้ทรัพยากรไอทีอย่างมีประสิทธิภาพและมี
กลยุทธ์ กลยุทธ์ด้านไอทีที่ครอบคลุมต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบที่ให้ความสำคัญกับการได้มาหรือการพัฒนาระบบข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงระบบแอพพลิเคชั่นเช่นระบบสารสนเทศทางการบัญชี
กลยุทธ์ กลยุทธ์ด้านไอทีที่ครอบคลุมต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบที่ให้ความสำคัญกับการได้มาหรือการพัฒนาระบบข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงระบบแอพพลิเคชั่นเช่นระบบสารสนเทศทางการบัญชี
4 ขั้นตอนในวงจรชีวิตการพัฒนาระบบ
1. การวางแผนและการสอบสวน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการจัดทีมการศึกษาระบบดำเนินการตรวจสอบเบื้องต้นของระบบที่มีอยู่และการพัฒนาแผนกลยุทธ์สำหรับส่วนที่เหลือของการศึกษา
2. การวิเคราะห์ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ระบบปัจจุบันของ
บริษัท เพื่อระบุความต้องการข้อมูลจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบที่มีอยู่
3. การออกแบบในขั้นตอนนี้องค์กรออกแบบการเปลี่ยนแปลงที่กำจัด
(หรือย่อเล็กสุด) จุดอ่อนของระบบปัจจุบันในขณะที่รักษาจุดแข็งไว้
4. การดำเนินการติดตามและบำรุงรักษา ช่วงนี้รวมถึงการรับทรัพยากรสำหรับระบบใหม่เช่นเดียวกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่หรือที่มีอยู่เพื่อใช้งานบริษัท 
จากรูป แสดงให้เห็นว่าวงจรชีวิตนี้ขยายช่วงเวลาที่ระบบของบริษัทดำเนินงานตามปกติและได้รับการแก้ไขในภายหลังอันเป็นผลมาจากปัญหาบางอย่าง
(หรือปัญหา) ทุกครั้งที่ระบบที่ถูกปรับปรุงใหม่เข้าครอบครองกิจกรรมการดำเนินงานรายวันของบริษัทวงจรชีวิตใหม่จะเริ่มต้นขึ้น
ลูกศรประในรูป เน้นว่าการศึกษาติดตามผลของระบบควรเป็นกระบวนการต่อเนื่ององค์กรประเมินระบบ
เป็นประจำเพื่อยืนยันว่าระบบยังทำงานได้ดี หากการศึกษาติดตามบ่งชี้ว่าปัญหาก่อนหน้านี้เกิดซ้ำหรือมีการพัฒนาขึ้นใหม่องค์กรควรใช้เส้นทางลูกศรประจากการศึกษาติดตามเพื่อรับรู้ปัญหาของระบบและเริ่มการศึกษาระบบใหม่
เป็นประจำเพื่อยืนยันว่าระบบยังทำงานได้ดี หากการศึกษาติดตามบ่งชี้ว่าปัญหาก่อนหน้านี้เกิดซ้ำหรือมีการพัฒนาขึ้นใหม่องค์กรควรใช้เส้นทางลูกศรประจากการศึกษาติดตามเพื่อรับรู้ปัญหาของระบบและเริ่มการศึกษาระบบใหม่
การศึกษาระบบและระบบสารสนเทศทางการบัญชี
การศึกษาระบบดูที่ไอทีทั้งหมดในแอพพลิเคชั่นของนิติบุคคล. แฟ้มสะสมผลงานนี้อาจรวมถึงระบบองค์กรพร้อมกับระบบข้อมูลพิเศษอื่น ๆ
หรืออาจประกอบด้วยระบบที่แยกจากกันจำนวนมากสำหรับพื้นที่การทำงานเช่นการบัญชีการตลาดและทรัพยากรมนุษย์ ระบบข้อมูลการบัญชี (AIS)
เป็นเป้าหมายสำคัญสำหรับการศึกษาระบบ
การวางแผนระบบ
ระยะแรกของการศึกษาระบบเกี่ยวข้องกับการวางแผนระบบและการตรวจสอบเบื้องต้น
การวางแผนเพื่อความสำเร็จ
ในองค์กรขนาดใหญ่การออกแบบระบบ
(หรืองานพัฒนาใหม่)
มักเกี่ยวข้องกับเงินหลายล้านดอลลาร์ทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงมาก ในองค์กรขนาดเล็กข้อผิดพลาดที่สำคัญอาจเป็นหายนะทำให้บริษัทล้มละลาย
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อองค์กรไม่ได้วางแผนอย่างรอบคอบ
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อองค์กรไม่ได้วางแผนอย่างรอบคอบ
คณะศึกษาและคณะกรรมการอำนวยการ
ทำหน้าที่แก้ไขความคิดที่ว่าระบบนั้นเป็นของพนักงานไอทีเท่านั้น เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชี
และคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่เป็นผู้เชี่ยวชาญจึงไม่น่าที่คนหนึ่งหรือสองคนจะมีพื้นฐานและประสบการณ์ที่จำเป็นในการทำความเข้าใจและเปลี่ยน AIS ขนาดใหญ่ ด้วยเหตุผลนี้แนวทางที่แนะนำคือการจัดตั้ง (หรือจ้าง) ทีมผู้เชี่ยวชาญ -“ ทีมการศึกษา” - เพื่อทำการศึกษาระบบ
และคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่เป็นผู้เชี่ยวชาญจึงไม่น่าที่คนหนึ่งหรือสองคนจะมีพื้นฐานและประสบการณ์ที่จำเป็นในการทำความเข้าใจและเปลี่ยน AIS ขนาดใหญ่ ด้วยเหตุผลนี้แนวทางที่แนะนำคือการจัดตั้ง (หรือจ้าง) ทีมผู้เชี่ยวชาญ -“ ทีมการศึกษา” - เพื่อทำการศึกษาระบบ
การตรวจสอบระบบปัจจุบัน
การวางแผนด้านไอทีรวมถึงการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องของระบบปัจจุบัน เมื่อระบบดูเหมือนว่าจะมีปัญหาทีมการศึกษาระบบทำการตรวจสอบเบื้องต้นของระบบที่เป็นปัญหาและให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการกำกับดูแลผลการวิจัยส่วนหนึ่งที่สำคัญของงานนี้คือการแยกอาการจากสาเหตุ ในการพิจารณาของคณะผู้ศึกษาอาจพิจารณาทางเลือกให้กับระบบปัจจุบันพยายามที่จะประเมินค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ของการแก้ปัญหาที่เสนอหรือให้คำแนะนำสำหรับทางเลือกที่ต้องการ
งานสำรวจระบบ
วัตถุประสงค์ของการสำรวจระบบคือเพื่อให้ทีมการศึกษาได้รับความเข้าใจที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นเกี่ยวกับระบบข้อมูลการดำเนินงานของบริษัทในปัจจุบันและสภาพแวดล้อมความสำคัญเป็นพิเศษคือการระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบ
การรวบรวมข้อมูล
การสำรวจระบบต้องการให้ทีมการศึกษารวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบที่มีอยู่มีหลายวิธีในการทำเช่น
• ตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่หรือสร้างวัสดุใหม่ เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อมูลเชิงพรรณนาเช่นแผนภูมิ • สังเกตระบบปัจจุบันที่ใช้งาน การเยี่ยมชมส่วนต่าง
ๆ ของการดำเนินการตามกำหนดเวลา • ใช้แบบสอบถามและแบบสำรวจ สิ่งเหล่านี้อาจไม่ระบุชื่อเพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามแบ่งปันมุมมองของพวกเขาอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับปัญหาที่ละเอียดอ่อน
• ทบทวนขั้นตอนการควบคุมภายใน
• ผู้เข้าร่วมระบบสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวช่วยให้ทีมการศึกษารวบรวมข้อมูลระบบในเชิงลึกที่สุดและบางครั้งสามารถเปิดเผยความประหลาดใจ
การวิเคราะห์ข้อมูล
การวิเคราะห์ระบบจำเป็นต้องใช้เวลานานกว่าการตรวจสอบเบื้องต้นโดยทั่วไปเป็นเดือน ทีมวิจัยจะให้รายงานระหว่างกาลแก่คณะกรรมการดำเนินการเกี่ยวกับความคืบหน้าในกรณีที่จำเป็น สิ่งสำคัญที่สุดที่ส่งมอบได้จากส่วนการวิเคราะห์ของการศึกษาระบบคือรายงานการวิเคราะห์ระบบขั้นสุดท้ายซึ่งส่งสัญญาณการสิ้นสุดของขั้นตอนการวิเคราะห์ของการศึกษาระบบ เช่นเดียวกับรายงานอื่น ๆ
ทีมผู้ศึกษาส่งรายงานนี้ต่อคณะกรรมการกำกับดูแลซึ่งจะพิจารณาการค้นพบของรายงานและอภิปรายข้อเสนอแนะ
การประเมินความเป็นไปได้ของระบบ
ความเป็นไปได้ทางเทคนิค
ความเป็นไปได้ทางเทคนิคของระบบที่นำเสนอใด
ๆ
พยายามที่จะตอบคำถามที่ว่า“สิ่งที่ทรัพยากรทางเทคนิคที่จำเป็นโดยเฉพาะระบบหรือไม่”ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เป็นส่วนประกอบที่เห็นได้ชัดระบบที่เสนอซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ที่สำคัญนั้นเป็นที่พึงปรารถนามากกว่าระบบที่ต้องการให้องค์กรซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ ผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์มักจะทำงานเกี่ยวกับการประเมินความเป็นไปได้ในระยะนี้
ความเป็นไปได้ในการดำเนินงาน
ความเป็นไปได้ในการดำเนินงานของระบบที่นำเสนอการตรวจสอบความเข้ากันได้กับสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานในปัจจุบัน นั่นคืองานและโพรซีเดอร์ที่ระบบใหม่ต้องการนั้นสอดคล้องกับระบบเก่า
ความเป็นไปได้ทางกฎหมาย
ความเป็นไปได้ทางกฎหมายหมายความว่าระบบใหม่หรือระบบที่ได้รับการแก้ไขควรสอดคล้องกับกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางและรัฐที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับข้อกำหนดการรายงานทางการเงินรวมถึงภาระผูกพันตามสัญญาของ
บริษัท
ความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจทีมออกแบบพยายามที่จะประเมินว่าผลประโยชน์ที่คาดการณ์ไว้ของระบบเกินค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้หรือไม่ สิ่งนี้ต้องการให้นักบัญชีทำการวิเคราะห์ผลประโยชน์ต้นทุน การวิเคราะห์นี้ควรพิจารณาต้นทุนทั้งหมดรวมถึงต้นทุนทางอ้อม
การสร้างต้นแบบ
การพัฒนารูปแบบที่เรียบง่ายของระบบข้อมูลที่เสนอ ต้นแบบนั้นเป็นระบบข้อมูลที่ไม่มีอยู่ซึ่งมีขนาดทดลองและลดขนาดลงซึ่งทีมออกแบบสามารถพัฒนาได้ในราคาถูกและรวดเร็วสำหรับการประเมินผู้ใช้ โมเดลต้นแบบไม่ทำงาน แต่นำเสนอผู้ใช้ด้วยรูปลักษณ์ของระบบที่สมบูรณ์ ด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้ทดลองกับต้นแบบผู้ออกแบบสามารถเรียนรู้สิ่งที่ผู้ใช้ชอบและไม่ชอบในการจำลอง การสร้างต้นแบบมี 4 ขั้นตอนดังรูป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น