บทที่ 3 ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems)

บทที่ 3 ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems)

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้

ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น         
1.  ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ           
2.  ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ

กระบวนการทางธุรกิจ

          1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่นๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น

          2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่าย จำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น

          3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

กระบวนการจัดซื้อจัดหา (PURCHASING PROCESS)

          Leenders, et al. (2006) กล่าวว่าบางสถาบันได้ให้คำนิยามของการจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย

กิจกรรมทางเศรษฐกิจ

          หมายถึงการกระทำต่างๆของมนุษย์เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจคือนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ กิจกรรมทางเศรษฐกิจได้แก่

          1.การผลิต (production) หมายถึง การสร้างเศรษฐทรัพย์ขึ้นเพื่อบำบัดความต้องการของมนุษย์ คำว่า เศรษฐทรัพย์ หมายถึง สิ่งของ หรือบริการที่เป็นประโยชน์ สามารถนำมาบำบัดความต้องการของมนุษย์ได้ เช่น อาหาร เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่อาศัย ยารักษาโรค กระแสไฟฟ้าหรือพลังงาน และบริการต่างๆ เช่นการสอนหนังสือ การตัดผม การร้องเพลงหรือเล่นดนตรีบนเวทีการแสดง เป็นต้น แต่ถ้าเป็นสิ่งของที่มีอยู่มากมายโดยไม่ต้องซื้อหา เช่นน้ำในแม่น้ำ อากาศที่เราหายใจ เราเรียกว่า ทรัพย์เสรี ไม่ถือว่าเป็นเศรษฐทรัพย์

          2.การบริโภค (consumption) หมายถึง การกินหรือการใช้สินค้าหรือบริการเพื่อสนองความต้องการของมนุษย์โดยตรง เช่นการรับประทานอาหาร การใช้บริการช่างตัดผม บริการของแพทย์ การใช้บริการรถประจำทาง เป็นต้น

          3.การกระจาย(Distribution) หมายถึง การจำหน่ายจ่ายแจกสินค้า หรือบริการที่ผลิตขึ้นมาไปยังผู้บริโภค และรวมถึงการนำรายได้จากการจำหน่ายจ่ายแจกสินค้าหรือบริการนั้นๆ มาแบ่งสรรปันส่วนให้แก่เจ้าของปัจจัยการผลิตที่มีส่วนร่วมการผลิต

          4.การแลกเปลี่ยน (Exchange) หมายถึงการเปลี่ยนความเป็นเจ้าของของสินค้าหรือบริการระหว่างกัน ปัจจุบันเราจะสังเกตเห็นว่าชาวนาชาวไร่ไม่ได้ปลูกข้าวหรือเลี้ยงสัตว์เพื่อบริโภคในครัวเรือนเท่านั้น แต่จะทำการผลิตเป็นจำนวนมากเพื่อนำไปใช้ซื้อขายแลกเปลี่ยนเอาสินค้าอื่นมาบำบัดความต้องการของตนด้วย จึงเกิดการแลกเปลี่ยนซึ่งเป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจขึ้น