บทที่ 6 ซอฟแวร์บัญชีและองค์กร

บทที่ 6

ซอฟแวร์บัญชีและองค์กร

โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. โปรแกรมธุรกิจทั่วไป (Business Software) คือ โปรแกรมใช้ในการบริหารจัดการสารสนเทศขององค์กร โดยจะเป็นตัวเสริมความคล่องตัวในการนำเสนอข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร ได้แก่ MS Word, Excel, PowerPoint และ Access เป็นต้น

2. โปรแกรมทางการบัญชี (Accounting Software) คือ โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานด้านบัญชีโดยเฉพาะ มีหน้าที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น โดยเริ่มตั้งแต่การลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป การผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท และสรุปผลรายการค้าออกมาในรูปของงบการเงิน ในปัจจุบันโปรแกรมทางการบัญชีมักเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประเภท ERP package ซึ่งได้รับความนิยมอย่างมาก ตัวอย่างของโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ SAP R/3, Oracle และ Crystal Formula เป็นต้น

ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร

โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชี
และทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร  (ERP) ไว้ด้วย การเลือกใช้งานโปรแกรมรูปแบบใดนั้นต้องพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจเป็นหลัก เช่น ต้องการความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานแบบใดบ้าง ต้องการระบบที่เป็นแบบ Online (ผ่าน internet/intranet) หรือเป็นแบบ stand alone รันบน PC เครื่องเดียว เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้

	ERP	Integrated accounting systems	ระบบ GL
1. ราคา	สูง	ปานกลาง	ต่ำ
2. ความซับซ้อนในการติดตั้งและนำมาใช้งาน	ต้องมีการ customize โดยผู้มีความชำนาญก่อนจึงสามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ	ต้อง customize ก่อนบ้าง บางครั้งอาจไม่ต้อง customize เลย	Install แล้วใช้ได้เลย
3. Hardware requirement	สูง	ปานกลาง/ต่ำ	ต่ำ
4. ความยุ่งยากในการใช้งาน	มีความยุ่งยาก ต้อง train พนักงานก่อนจึงสามารถใช้ระบบได้ถูกต้อง	ผู้ติดตั้งระบบแนะนำการใช้งานเบื้องต้นและศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือเพิ่มเติม	ศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือด้วยตนเอง
5.การบำรุงรักษาหลังจากที่ซอฟแวร์ถูกนำมาใช้แล้ว	มีค่าใช้จ่ายสูงทั้งด้านการ upgrade ซอฟแวร์ และการดูแลเครื่อง server	มีค่าใช้จ่ายพอสมควรหากต้องการ upgrade เป็น version ใหม่	ไม่ค่อยมีการบำรุงรักษา หากต้องการ upgrade มักติดตั้งโปรแกรมใหม่แทนเลยเนื่องจากราคาต่ำ

การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
       องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี

โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี – ตรงกับความต้องการของผู้ใช้, มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
โปรแกรมสำเร็จรูป (Package)
ข้อดี – สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก
ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า
โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

ความเหมือนที่แตกต่างของระบบโปรแกรมทางการบัญชี

ความเหมือน:
- ใช้หลักการในทางบัญชีเดียวกัน
- ใช้หลักการในทางด้านภาษีเดียวกัน
- ขั้นตอนในการทำงานมีลักษณะเดียวกัน

ความแตกต่าง:
- คุณภาพของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
- ความยากง่ายในการใช้งานที่แตกต่างกัน
- ความยืดหยุ่นในการใช้งานแตกต่างกัน
- ความสมบรูณ์ของโปรแกรมแตกต่างกัน
- ความถูกต้องของโปรแกรมแตกต่างกัน
- ความรวดเร็วของโปรแกรมแตกต่างกัน
- เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
- แนวทางในการพัฒนาโปรแกรมแตกต่างกัน
- ความต่อเนื่องในการพัฒนาแตกต่างกัน
- การแนะนำและการอบรมการใช้งานที่แตกต่างกัน
- การบริการหลังการขายที่แตกต่างกัน
- ความใส่ใจในการบริการลูกค้าที่แตกต่างกัน
- การแก้ปัญหาของลูกค้าแตกต่างกัน
- ทีมงานขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมพัฒนาและทีมบริหารการจัดการที่แตกต่างกัน

คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ดี

- โปรแกรมบัญชี ระดับมาตรฐาน มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ

- พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ

- ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ ครบวงจร

- ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ

- การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม

- สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce

การจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
หลายสถาบันมีการจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอย่างต่อเนื่องปีละครั้งหรือสองครั้ง  เช่น Accounting Software World โดยบริษัท K2 Enterprises ตัวอย่างของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเหล่านี้ได้แก่
กิจการขนาดเล็ก (ยอดขายไม่เกิน 5 ล้านเหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC Advantage Discovery Series
2. BusinessVision32 (Softline Software)
3. Business Works Gold (Best Software)
4. ePeachtree (Best Software)
5. MYOB Plus for windows (MYOB Software)

กิจการขนาดเล็ก-ขนาดกลาง (ยอดขายไม่เกิน 250 เหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC Advantage Series Small Business (ACCPAC International)
2. ACCPAC Pro Series (ACCPAC International)
3. Axapta (Microsoft)
4, e by Epicor (Epicor Software corp.)
5. e-Synergy (Exact Software)

กิจการที่ใช้โปรแกรมประเภท ERP เพื่อทำบัญชีการเงิน (ยอดขายตั้งแต่ 500 ล้านเหรียญสหรัฐฯขึ้นไป)
1. Axapta (Navision Software)
2. BAAN ERP (Invensys ERP)
3. MAS 500 (Best Software)
4. JBA System21 (JBA International)
5. Great Plains (Microsoft)
6. Lawson Enterprise 400 (Lawson Software)
7. One World (J.D. Edwards)
8. Oracle Financials (Oracle)
9. PeopleSoft (PeopleSoft)
10. SAP R/3(SAP)