บทที่ 2 การจัดเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี
(Documenting Accounting Information System)
เอกสารของระบบสารสนเทศ
(Documentation) มีความสำคัญต่อนักบัญชี ผู้วิเคราะห์ระบบ ผู้พัฒนาระบบ ผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้สอบบัญชีเป็นอย่างมาก เพราะเอกสารของระบบสารสนเทศแสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหลของข้อมูลหรือเอกสารประเภทของเอกสารที่ใช้และกระบวนการปฏิบัติงานของหน่วยงานในองค์กร
ประเภทของเอกสารของระบบสารสนเทศ
1. แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams)
1. แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams)
2. ผังงานเอกสาร (Document
Flowcharts)
3. ผังงานระบบ (System
Flowcharts)
4. ผังงานโปรแกรม (Program
Flowcharts)
แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams)
แผนภาพกระแสข้อมูล
(DFD) เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเขียนแบบระบบใหม่ในการเขียนแผนภาพจำลองการทำงานของกระบวนการ
(Process) ต่าง ๆ ในระบบ
โดยเฉพาะกับระบบที่ "หน้าที่"
ของระบบมีความสำคัญและมีความสลับซับซ้อนมากกว่าข้อมูลที่ไหลเข้า
สรุปดีเอฟดี (Data Flow Diagram-DFD) เป็นเครื่องมือเชิงโครงสร้างที่ใช้บรรยายภาพรวมของระบบโดยแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบหรือโพรเซส(process)
ระบุแหล่งกำเนิดของข้อมูล การไหลของข้อมูล ปลายทางข้อมูล
การเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูล กล่าวง่าย ๆ คือดีเอฟดีจะช่วยแสดงแผนภาพ
ว่าข้อมูลมาจากไหน จะไปไหน เก็บข้อมูลไว้ที่ไหน
มีอะไรเกิดขึ้นกับข้อมูลระหว่างทางเรียกว่าแผนภาพกระแสข้อมูลหรือ แผนภาพแสดงความเคลื่อนไหวของข้อมูลโดยดีเอฟดี
วัตถุประสงค์ของการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูล
1.
เป็นแผนภาพที่สรุปรวมข้อมูลทั้งหมดที่ได้จากการวิเคราะห์ในลักษณะของรูปแบบที่เป็นโครงสร้าง
2.
เป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน
3.
เป็นแผนภาพที่ใช้ในการพัฒนาต่อในขั้นตอนของการออกแบบระบบ
4.
เป็นแผนภาพที่ใช้ในการอ้างอิง หรือเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อในอนาคต
5.
ทราบที่มาที่ไปของข้อมูลที่ไหลไปในกระบวนการต่างๆ (Data
and Process)
สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล
สรุปความหมายของสัญลักษณ์ต่างๆ
(ใช้สัญลักษณ์ของ Gane & Sarson)
Process หรือ
ขั้นตอนการดำเนินงาน คือ
งานที่ดำเนินการ/ตอบสนองข้อมูลที่รับเข้า หรือดำเนินการ/ตอบสนองต่อเงื่อนไข/
สภาวะใดๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าขั้นตอนการดำเนินงานนั้นจะกระทำโดยบุคคล หน่วยงาน
หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์ก็ตาม โดยจะเป็นกริยา (Verb)
เส้นทางการไหลของข้อมูล
(Data Flows) เป็นการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการทำงาน
(Process) ต่างๆ
และสภาพแวดล้อมภายนอกหรือภายในระบบ โดยแสดงถึงข้อมูลที่นำเข้าไปในแต่ละ Process
และข้อมูลที่ส่งออกจาก Process ใช้ในการแสดงถึงการบันทึกข้อมูล
การลบข้อมูล การแก้ไขข้อมูลต่างๆ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายเส้นทางการไหลของข้อมูลคือ
เส้นตรงที่ประกอบด้วยหัวลูกศรตรงปลายเพื่อบอกทิศทางการเดินทางหรือการไหลของข้อมูล
ตัวแทนข้อมูล
(External Agents) หมายถึง บุคคล หน่วยงานในองค์กร
องค์กรอื่นๆ หรือระบบงานอื่นๆ ที่อยู่ภายนอกขอบเขตของระบบ
แต่มีความสัมพันธ์กับระบบ โดยมีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อดำเนินงาน
และรับข้อมูลที่ผ่านการดำเนินงานเรียบร้อยแล้วจากระบบ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบาย คือ
สี่เหลี่ยมจตุรัส หรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า ภายในจะต้องแสดงชื่อของ External Agent โดยสามารถทำการซ้ำ (Duplicate) ได้ด้วยการใช้เครื่องหมาย \ (back slash) ตรงมุมล่างซ้าย
แหล่งจัดเก็บข้อมูล
(Data Store) เป็นแหล่งเก็บ/บันทึกข้อมูล
เปรียบเสมือนคลังข้อมูล (เทียบเท่ากับไฟล์ข้อมูล และฐานข้อมูล)
โดยอธิบายรายละเอียดและคุณสมบัติเฉพาะตัวของสิ่งที่ต้องการเก็บ/บันทึก
สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายคือสี่เหลี่ยมเปิดหนึ่งข้าง แบ่งออกเป็นสองส่วน ได้แก่
ส่วนที่ 1 ทางด้านซ้ายใช้แสดงรหัสของ Data
Store อาจจะเป็นหมายเลขลำดับหรือตัวอักษรได้เช่น D1, D2 เป็นต้น สำหรับส่วนที่ 2 ทางด้านขวา
ใช้แสดงชื่อ Data Store หรือชื่อไฟล์
วิธีการเขียน DFD
1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน
2. เขียน DFD ฉบับร่าง
ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง
3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context
Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข
4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data
Flow ทับหรือตัดกัน
5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data
Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก
6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง
และซ้ายไปขวา
7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน
อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3
8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0
Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2
เช่น 1.11 1.12
แผนภาพบริบท (Context Diagram) คือ แผนภาพกระแสข้อมูลระดับบนสุดที่แสดงภาพรวมการทำงานของระบบที่มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอกระบบ
Level-0 Diagram คือ
แผนภาพกระแสข้อมูลในระดับที่แสดงขั้นตอนการทำงานหลักทั้งหมด (Process หลัก) ของระบบแสดงทิศทางการไหลของ Data Flow และแสดงรายละเอียดของแหล่งจัดเก็บข้อมูล
(Data Store)
Level-0 Diagram เป็นการแสดงให้เห็นถึงรายละเอียดของ Process
การทำงานหลักๆ ที่มีอยู่ภายในภาพรวมของระบบ (Context Diagram) ว่ามีขั้นตอนใดบ้าง
ระดับของแผนภาพที่แบ่งย่อยมาจาก Level-0 เรียกว่า Level-1
ซึ่งแผนภาพที่แบ่งย่อยในระดับถัดมาจาก Level-0
diagram จะต้องมี Process
อย่างน้อย 2 Process ขึ้นไป
แผนผังทางเดินเอกสาร (Document Flowchart)
ผังงาน
(Flowchart) คือ
แผนภาพแสดงลำดับขั้นตอนการทำงานของ Algorithm, Workflow, Process เป็นเครื่องมือใช้การรวบรวมจัดลำดับความคิด
เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและใช้วางแผนการทำงานขั้นแรก โดยสัญลักษณ์ Flowchart
แสดงถึงการทำงานลักษณะต่างๆ เชื่อมต่อกัน
Flowchart
ถูกใช้ในการออกแบบ เพื่อช่วยให้เห็นภาพสิ่งที่เกิดขึ้นและช่วยให้เข้าใจกระบวนการทำงานและบางทีอาจช่วยหาข้อบกพร่องภายในงานอีกด้วย
เช่น ปัญหาคอขวด (ปัญหาที่มีงานไปกองที่ส่วนใดส่วนหนึ่งและส่วนอื่นเกิดการรอ)
เป็นต้น
ผังงานระบบ(System Flowchat)
เป็นผังงานที่แสดงถึงขั้นตอนการทำงานภายในระบบหนึ่ง
ๆ โดยจะแสดงถึงความเกี่ยวข้องของส่วนที่สำคัญต่าง ๆ ในระบบนั้น เช่น
เอกสารเบื้องต้น หรือสื่อบันทึกข้อมูลที่ใช้อยู่เป็นอะไร และผ่านไปยังหน่วยงานใด
มีกิจกรรมอะไรในหน่วยงานนั้น แล้วจะส่งต่อไปหน่วยงานใด เป็นต้น
ผังงานโปรแกรม (Program Flowchat) หรือเรียกสั้น
ๆ ว่า ผังงาน
ผังงานประเภทนี้แสดงถึงขั้นตอนของคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม
ผังงานนี้อาจสร้างจากผังงานระบบโดยผู้เขียนผังงานจะดึงเอาแต่ละจุดที่เกี่ยวข้องการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ปรากฏในผังงานระบบมาเขียน
เพื่อให้
ทราบว่าถ้าจะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานในจุดนั้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตามต้องการ
ควรที่จะมีขั้นตอนคำสั่งอย่างไร และจะได้นำมาเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำงานต่อไป
สัญลักษณ์เบื้องต้นที่ใช้ในการเขียนผังงานโปรแกรม
ก่อนการเขียนโปรแกรม
ผู้พัฒนาโปรแกรมจะต้องเลือกภาษาคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้ช่วยงานโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ
ในการทำงาน เช่น ลักษณะของปัญหา ความถนัดของผู้เขียนโปรแกรม
สภาพแวดล้อมในการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
เนื่องจากในปัจจุบันมีภาษาคอมพิวเตอร์ให้เลือกใช้ได้หลายภาษา งานที่แตกต่างกัน
แต่ทุกภาษาจะต้องมีโครงสร้างควบคุมหลักทั้ง 3 แบบ ได้แก่ โครงสร้างแบบลำดับ (sequential
structure) โครงสร้างแบบมีทางเลือก (selection structure) และโครงสร้างแบบทำซ้ำ (repetition structure)
1. โครงสร้างแบบลำดับ (Sequential structure) คือ
โครงสร้างแสดงขั้นตอนการทำงานที่เป็นไปตามลำดับก่อนหลัง
และแต่ละขั้นตอนจะถูกประมวลผลเพียงครั้งเดียวท่านั้น สามารถแสดงการทำงานของโครงสร้างนี้
2. โครงสร้างแบบมีทางเลือก (Selection structure)
คือ โครงสร้างที่มีเงื่อนไข ขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนต้องมีการตัดสินใจเพื่อเลือกวิธีการประมวลผลขั้นต่อไป และจะมีบางขั้นตอนที่ไม่ได้รับการประมวลผล การตัดสินใจอาจมีทางเลือก 2 ทางหรือมากกว่าก็ได้ โครงสร้างที่มีทางเลือกเพียง 2 ทาง เราเรียกชื่อว่าโครงสร้างแบบ if…then…else และโครงสร้างที่มีทางเลือกมากกว่า 2 ทาง เราเรียกชื่อว่า โครงสร้างแบบ case ซึ่งสามารถแสดงการทำงานของโครงสร้างนี้โดยใช้ผังงานได้
คือ โครงสร้างที่มีเงื่อนไข ขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนต้องมีการตัดสินใจเพื่อเลือกวิธีการประมวลผลขั้นต่อไป และจะมีบางขั้นตอนที่ไม่ได้รับการประมวลผล การตัดสินใจอาจมีทางเลือก 2 ทางหรือมากกว่าก็ได้ โครงสร้างที่มีทางเลือกเพียง 2 ทาง เราเรียกชื่อว่าโครงสร้างแบบ if…then…else และโครงสร้างที่มีทางเลือกมากกว่า 2 ทาง เราเรียกชื่อว่า โครงสร้างแบบ case ซึ่งสามารถแสดงการทำงานของโครงสร้างนี้โดยใช้ผังงานได้
3. โครงสร้างแบบทำซ้ำ (Repetition structure)
คือ โครงสร้างที่ขั้นตอนการทำงานบางขั้นตอนได้รับการประมวลผลมากกว่า 1
ครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขบางประการ
โครงสร้างแบบทำซ้ำนี้ต้องมีการตัดสินใจในการทำงานซ้ำ
และลักษณะการทำงานของโครงสร้างแบบนี้มี 2 ลักษณะ ได้แก่
- แบบที่มีการตรวจสอบเงื่อนไขในการทำซ้ำทุกครั้งก่อนดำเนินการกิจกรรมใดๆ
ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงจะทำงานซ้ำไปเรื่อยๆ และหยุดเมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ
เรียกการทำงานลักษณะนี้ว่า การทำซ้ำแบบ do while
- แบบที่ทำกิจกรรมซ้ำเรื่อยๆ
จนกระทั่งเงื่อนไขที่กำหนดเป็นจริงแล้วจึงหยุดการทำงาน โดยแต่ละครั้งที่เสร็จสิ้นการดำเนินการแต่ละรอบจะต้องมีการตรวจสอบเงื่อนไข
เรียกการทำซ้ำลักษณะนี้ว่า การทำซ้ำแบบdo until
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น